Az eszköztár arra szolgál, hogy annak felhasználóit segítse abban, hogy a különböző helyi érdekelti csoportokkal minél könnyebben vegye fel és tartsa a kapcsolatot, majd vonja be őket városfejlesztési-innovációs stratégiák kidolgozásába, melyek keretében különböző termékek és szolgáltatások kerülhetnek kifejlesztésre.
Alapvetően olyan felhasználóknak ajánljuk az eszköztár használatát, akik legalább haladó szinten állnak már a részvételi eljárások megismerésében, szervezésében, Amennyiben valaki nem rendelkezik ilyen előismeretekkel, a weboldal egy további szekciójában találhat egy listát szakértőkről a témában, akik segíthetnek kivitelezni az eljárásokat az illető anyanyelvén is.
Rendkívül egyszerűen, hiszen az eszköztár ismertetője úgy lett felépítve, hogy lépésenként halad a folyamatok között, érdemes azt követni.
Ez egyértelműen egy kulcsfontosságú lépés azelőtt, hogy megkeresnénk a bevonni kívánt célcsoporto(ka)t. A velük való első találkozás után az igényeikhez, felvetéseikhez illeszkedve újra vizsgálhatjuk az előre kijelölt problémákat és célokat és pontosíthatjuk azokat.
A kapcsolatteremtés az alapja mindennek, melyet a folyamatok különböző szakaszainak megfelelően újravizsgálunk és igyekszünk hasznos tippekkel segíteni. Ezek főként abban segítenek, hogy miként lehet a digitális technológiákat alkalmazni a későbbi résztvevők elkötelezésében és miként fogjunk hozzá az első interakciók megszervezéséhez irányukba.
A lehetséges opciókat taglalja a meghívások megosztására, illetve az azokra való jelentkezésre, főként IKT (információs és kommunikációs technológiák) alapú platformok formájában vagy azok kombinációival.
Érdemes már a fizikai találkozók előtt elkezdeni kommunikálni a résztvevőkkel, így a rendezvények idejére már kapunk egy képet preferenciáikról.
Többféle részvételi eljárás közül választhatjuk ki a legmegfelelőbbet figyelembe véve az elérendő célokat és a résztvevőink csoportjának jellegzetességeit.
A rendezvények dokumentálása különböző módokon történhet, hagyományos technikák és információs - digitális technológiák alkalmazásával vegyesen.
Eszközök és tematikus listák alkalmazása a résztvevőkkel való kapcsolattartás érdekében a rendezvények után is.
A résztvevők oldaláról tapasztalt elkötelezettség szintjétől függően rendszer kiépítése a további kommunikáció fenntartására a rendezvények utáni időszakban.