Szülőkategória: Participatory methods

Közösségi ötletbörze – önkéntes részvételi kormányzás

LEÍRÁS

Önkéntes részvételi kormányzás – a lakosság internetes úton történő megkeresése és elkötelezése a közügyek iránt az e-demokrácia eszköze, amely lehetővé teszi a lakosok döntéshozatali folyamatokba való bevonását különböző mértékig. Ez a módszer alapvetően egy nyitott meghívás minden állampolgár számára, aki részt kíván venni bizonyos kérdések megvitatásában és döntéshozatali folyamatokban egy szabadon hozzáférhető platformon keresztül online. Ennek a részvételi eljárásnak 5 különböző tematikára épülő változatát tartják számon (Noveck és Beth alapján, 2015), melyeket egyes hatóságok azért alkalmaznak, hogy az adott területen politikájukat összehangolják a polgárok igényeivel, szükségleteivel, ezek a tematikák pedig a következőek: vélemények (1), ötletek (2), alapok (3), feladatok (4) és az adatok (5).

Az online lakossági szerepvállalás célja a szakpolitikai döntéshozatali folyamat javítása, jobb politikák kialakítása, a bizalom kiépítése, a politika elfogadása és a politikai döntéshozatal felelősségének megosztása (OECD 2003). Ezen felül a nép képviselőinek invitálása ezekbe a folyamatokba javítja a kirekesztettebb és kiszolgáltatottabb csoportok bevonásának lehetőségét is a közügyekbe (Gigler, Soren 2016).

A kivitelezési idő hossza függ az alkalmazott internetes platform/rendszer összetettségétől, a felhasználandó emberi erőforrásoktól és egyéb befolyásoló tényezőktől (jogi, technikai, pénzügyi stb.). Ezen felül szükséges továbbá IKT-kompetenciák (információs és kommunikációs technológia), jogi ismeretek és a kommunikációs készségek megléte.

Világszerte sok inspiráló példa áll rendelkezésre a módszer alkalmazásáról. Az alábbiakban ezek közül 5-ről olvashat:

  • Liège, Belgium: #RéinventionsLiège
    A belgiumi Liége városa a ''CitizenLab'' nevű kezdeményezésével a város lakosságának a 15 %-át sikeresen elérte, így begyűjtve tőlük 1.000 javaslatot és 95.000 db szavazatot.
  • Reykjavik, Izland: Betri Reykjavik
    A “Better Reykjavik” (Egy jobb Reykjavikért) egy online platform, amely ötvözi a deliberatív és a részvételen alapuló demokráciát és olyan felületet biztosít a polgároknak, ahol javaslatokat tehetnek, megvitathatják az aktuális témákat és szavazhatnak a költségvetési döntésekről és más közösségi projektekről.
  • Amsterdam, Hollandia: Amsterdam Smart City
    Az ''Amsterdam Smart City’’ program vállalatokkal, kormányokkal, tudományos intézményekkel és a lakossággal együttműködve célozza meg a város élhetőségének javítását, , azáltal, hogy a feleket arra bíztatják, hogy innovatív megoldási terveket nyújtsanak be és hajtsanak végre a városi kérdések kapcsán.

  • Melbourne, Australia: FutureMelbourne
    A weboldal arra ösztönzi a lakosság képviselőit, hogy ötleteiket osszák meg rajta keresztül, illetve a Melbourne jövőjéről íródott tervezetet javaslataikkal szerkesszék.
  • Medellin, Colombia: MiMedellín
    Ez egy önkormányzati kezdeményezésű közösségi weboldal, amely városfejlesztési elképzeléseik megosztására biztatja a lakosokat.

Szélesebb értelemben a crowdsourcing a folyamat bármely szakaszában végrehajtható: a problémák azonosítása, elemzése, fejlesztése és / vagy javítása, megvalósítás és értékelés. A kormány és a polgárok közötti kétirányú együttműködésnek azonban jelentős jelentősége van a következő szakaszokban (OECD 2003):

  • A napirend meghatározása: az aktív és tudatos részvétel lehetővé teszi a lakosok számára, hogy a felmerülő kérdéseket megfelelően tisztázzák
  • Elemzés: a lakosoktól származó bizonyítékok és ismeretek összegyűjtése, a napirendhez kapcsolódó kihívások és lehetőségek meghatározása.
  • A politika és irányelvek nyomon követése: lehetővé teszi a lakosság számára, hogy kinyilvánítsák véleményüket az érvényben lévő politikák és irányelvek kapcsán, továbbá változtatásokat is javasolhatnak.

Míg az újabb források (CE Handbook, 2014) azt sugallják, hogy a polgárokat be kell vonni a teljes döntéshozatali életciklusba (probléma meghatározása, információk összegyűjtése, döntési kritériumok létrehozása, alternatívák kidolgozása, alternatívák értékelése, döntéshozás, döntés végrehajtása, döntés eredményeinek kivizsgálása), addig mások azt javasolják, hogy már abban a ciklusban is alkalmazzák a “crowdsourcing” eljárást, amikor még nem születnek döntések, ezáltal még eredményesebben építhetik be a megkérdezett érintett felek hozzászólásait, pl. egy stratégiai döntés előtt hasznos információkhoz juthatnak (Berg, GVD, Pietersma, P & Ambrosius, W 2014).

Számos cél van, amelynek elérése érdekében a crowdsourcing módszerét használni érdemes lehet, legyen szó akár belső, zárt rendszerekről (például egyes cégekről) vagy szabadon hozzáférhető nemzetközi szintű kezdeményezésekről. A lakosság online bevonása során a “crowdsourcing” felhasználható a strukturált vagy strukturálatlan véleménygyűjtésre is különböző tematikus területeken, amelyek a közügyeket hivatottak szabályozni (infrastruktúra, energia, mobilitás, életszínvonal, jogi szabályozás, stb.).

 

KINEK AJÁNLOTT ?

Vannak bizonyos programok a “crowdsourcing” tematikáján belül, amelyek egy területet teljes lakosságát érintik általánosságban, azonban vannak olyanok is, amelyek csak egy-egy szegletét (pl. a városi lakosság képviselői, kisállat tulajdonosok, stb.). Fontos, hogy a program szervezői és a megbízott közvetítők gondoskodjanak arról, hogy a célcsoportok tudomására juttassák a részvételi lehetőséget. Az információk hivatalos kommunikációs csatornákon keresztül eljuttathatóak hozzájuk például, beleértve a közösségi médiahálózatokat és a helyi médiát.

  • A meghatározott célcsoportok eléréséhez érdemes létrehozni egy olyan névjegyzéket, amely tartalmazza az összes releváns személyt vagy szervezetet, akiket szeretnénk elérni. Ez lehet egy levelezőlista vagy bármilyen más közvetlen kapcsolat (messenger, skype, direkt e-mail).
  • Ha a részvételi program csak a város egy bizonyos szegletére korlátozódik, akkor az információkat érdemes közzétenni a helyi közösségi felületeken.
  • A helyi civil szervezetek és egyesületek támogatása is hasznos lehet és előmozdíthatja minél több érdekelt csatlakozását.
  • A kommunikáció módja és a részvétellel kapcsolatos információk mennyisége / mélysége a célcsoport jellemzőitől is függ.
 

SZÜKSÉGLETEK

Személyzet:

  • PR szakértő
  • IT szakértő
  • Tematikus szakértő – témától függően

Technológia és szükséges környezet:

  • Webterület: hivatalos honlap, speciális weboldal, alkalmazás
  • Felmérés (ha kérdőív is tartozik a témához)
  • Adatelemzési eszközök (a hozzáadott értékek típusától függően)

Finanszírozás:

  • Amikor webs felületek kialakítása szükséges, akkor egyéb plusz költséggel nem kell számolnunks.
 

A FOLYAMAT ELŐKÉSZÍTÉSE

  • Minden egyes kérdéskörhöz külön részvételi tematika szükséges (célok / ötletek gyűjtése)
  • A munkamenet időtartamát egyértelműen meg kell határozni
  • A résztvevő lakosokat tájékoztatni kell arról, hogyan befolyásolják hozzászólásaik a problémás területet
  • Tájékoztatni kell őket arról, hogy ki, mikor és hol tájékoztatja őket az eljárás eredményéről
  • A menetrendnek tartalmaznia kell az ülést szervező hatóságról a szükséges információkat
  • Egyértelmű és egyszerű magyarázatot kell adni arról a résztvevőknek, hogy a részvétel és hozzászólásai hogyan befolyásolhatják a mindennapi életét.
  •  A legjobb megoldás arra, hogy visszajelzést adjunk a résztvevőknek az, ha ezt ugyanott tesszük, ahol ők a hozzájárulásukat biztosították (pl. az online platformon magán keresztül)
  • A motiváció kulcsfontosságú tényező: a vita tárgyát úgy kell bemutatni, ahogyan a résztvevő könnyen felmérheti annak az ő mindennapi életére gyakorolt hatását

KIVITELEZŐ

Az olyan közigazgatási egységek (osztály, iroda), melyek egyik fő célja a köz- és médiakapcsolatok építése és a lakosság részvételének előmozdítása például megfelelő kivitelezői lehetnek egy ilyen programnak. Ennek több oka is van:

  • A PR-szakértők rendelkeznek a „történetek” egyszerűsítésének és a lakosság számára érthetővé tételének képességével. Számos jogszabályi és cselekvési tervezetet jogi és adminisztratív jelleggel írnak absztrakt módon, szakszavakkal tűzdelve, amelyeket a hétköznapi emberek gyakran nehezen értenek meg.
  • A PR szakértők nagyon jól ismerik az általános nyilvános és társadalmi légkör impulzusát. Ők is érik a részvételi eljárások alkalmazásának fontosságát és várható előnyeit a lakosság életére nézve.
  • A PR-osztály általában a szociális média hálózati csatornáit is kezeli és ezeken a csatornákon keresztül könnyedén oszthatja meg a részvételi programokkal kapcsolatos híreket.
  • A PR osztály együttműködik a helyi médiával, és a nem kormányzati médiacsatornákon keresztül is értesülhet hírekről.
  • Az egységes és koherens eljárás és a nyelv biztosítása érdekében érdemes minden nyilvános ügyben ugyanahhoz a kivitelezőhöz folyamodni. Ez megkönnyíti az elköteleződést és csökkenti a lemorzsolódási arányt.
  • A kivitelező és a szervező közötti együttműködés döntő fontosságú: a szervezőnek időben be kell nyújtania az összes releváns hozzájárulását, igényét a koordinátornak, valamint egyértelmű utasításokat kell adnia a kívánt célokról. A koordinátor a szervező információi alapján készíti elő a program menetét és az online platformot. A felületes együttműködés gyenge végkimenetelt eredményezhet.

CÉL:

Az online elkötelezés módszere lehetővé teszi a legtöbb érdeklődő lakos bevonását, különösen azokat, akiket mélyen érint annak tematikája és további életükre nagy hatást fognak gyakorolni a kérdéskörben meghozott döntések. Az eljárás célja, hogy az összegyűjtött véleményeket beépítse bizonyos (jogi) szabályozásokba, politikákba vagy éppen tervezett tevékenységek megvalósításába ágyazza be. Az érdekelt felek részvételi arányának maximalizálása érdekében a kivitelezőnek/közvetítőnek egyértelműen meg kell határoznia az eljárás témáját, elmagyarázva, hogy miért fontos az és mi a hozzáadott értéke a lakosság képviselői csatlakozásának.

  • Az eljárás tematikája fontosságának hangsúlyozásához érdemes megpróbálni személyesebbé tenni a témát a potenciális résztvevők számára azzal, hogy kiemeljük, hogy életük mely szegmenseit befolyásolhatják a meghozandó döntések (pl. a család anyagi helyzete, fennmaradó szabadidő, gyermekeik biztonsága, stb.).
  • A végső döntésekben egyértelműen ki kell emelni azokat a részeket, melyekre ráhatásuk volt a résztvevőknek, és nyilvánosságra kell hozni a zárójelentésben. Ez egy objektív és átlátható visszacsatolás arról, hogy a részvételi eljárás elérte célját.

IDŐBEOSZTÁS ÉS LOGISZTIKA

Az eljárás előkészítésének becsült ideje 2 hét, azt követően, hogy a közvetítő megkapta a szervezőtől az összes szükséges dokumentumot. A logisztika a következőket határozza meg:

  • Web felület beállítása
  • e-űrlap létrehozása
  • Hivatalos e-mail és postai cím kijelölése
  • Ki lesz a kapcsolattartó?
  • Ki lesz felelős az adatgyűjtésért?
  • Ki fogja elemezni az összegyűjtött adatokat?
  • Ki a felelős a zárójelentésért?

Amikor az eljárás megkezdődik, a lakosság válaszadására ésszerű időt kell hagyni. Nincs konkrét ajánlás arra vonatkozóan, hogy mennyi időt érdemes erre a célra kalkulálni, de a gyakorlatban ez többnyire 2–4 hét.

    TIPPEK

  • E-formanyomtatvány: a kötelezően kitöltendő rubrikák mellett érdemes fenntartani szabad válaszadásra is helyet, így akár olyan kérdéskörök is előjöhetnek, melyek fontosabb kérdésköröket vetnek fel, mint az eredetileg lekérdezett témakör.
  • Ha a témakör engedi, akkor érdemes strukturált módon összeállítani a kérdőívet, megkönnyítendő annak későbbi elemzését. Fontos azok szakszerű összeállítása és gyakorlati alkalmazása, hogy ne legyenek félrevezetőek az eredmények, hanem pontos adatokhoz juthassunk hozzá.
  • A kérdőívek elemzését mindig a szervező egységnek kell elvégeznie. Az illetékes intézmény, osztály vagy iroda jól ismeri a megbízás témáját, és képes az összegyűjtött adatok megfelelő rendszerezésére és értékelésére.
  • Ha az eljárás lefolytatásának a hossza több mint 30 nap, akkor előfordulhat, hogy felhígult adatokhoz jutunk hozzá. Ha viszont kevesebb, mint 2 hét, akkor előfordulhat, hogy a célcsoportnak nem less elég ideje a válaszadásra, legalábbis nem elegendő mennyiségben.

TÁMOGATÓ DOKUMENTÁCIÓ

A részvételi eljárás teljessége és pontossága érdekében minden vonatkozó dokumentációt rendelkezésre kell bocsátani: kapcsolódó törvények és rendeletek, cselekvési tervek, stratégiák, térképek, sémák, stb. A kezdeti szakaszban érdemes vonatkozó weboldalak linkjeit is megosztani, ahol a résztvevők bővebben tudnak informálódni. A források hitelessége és megbízhatósága fontos

Ha lehetséges, akkor érdemes vizuális segédeszközöket is használni, melyekkel könnyebben prezentálható a részvételi eljárás tárgya.

A RÉSZTVEVŐK MEGHÍVÁSA

Attól függően, hogy milyen réteget célzunk meg a részvételi eljárással a célcsoport informálása az eljárásról történhet e-mail útján, a helyi média által, közösségi média használatával, hirdetések alkalmazásával, illetve sajtóközleményben is. A kivitelező/közvetítő bármely elérhető kommunikációs csatornát használhatja az érdekelt felek eléréséhez, ideértve az offline eszközöket is (pl. lakátok vagy szórólapok nyilvános helyeken vagy középületek hirdetőfalán - könyvtárakban, önkormányzati hivatalokban, sportcsarnokokban, iskolákban; stb.)

   TIPPEK

  • Annak érdekében, hogy kiegyensúlyozott és hatékony kommunikáció történjen minden érintett fél irányába, érdemes összehangoltan, egy adott központból közzétenni a híreket (pl. a PR osztályról).
  • Fontos arra motiválni a résztvevőket, hogy töltsenek kérdőívet is, ha rendelkezésre áll (pl. mit gondola egy bizonyos témáról, mi annak a legfőbb előnye, mit lehetne még tenni a további fejlesztéséért,, elégedett e vele alapvetően, stb.).
  • Fontos, hogy a potenciális résztvevők számára egyértelműen ki legyen fejtve, hogy miként fognak tudni ők hozzáadott információikkal, véleményükkel hatást gyakorolni és részeseivé válni a jövőbeli döntéseknek.
 

A FOLYAMAT VÉGREHAJTÁSA A GYAKORLATBAN

Első lépés:
Az eljárási folyamatról nyilvános közlemény kiadása, amely a következőket tartalmazza:

  • A témakör érthető és befogadható nyelven való leírása
  • A témakör széleskörű ismertetése az elérhető források hiánytalan bemutatásával
  • Kezdő és záró dátum pontos kijelölése
  • A szervező neve és elérhetőségeinek megadása
  • Részvételi formula és leírás a csatlakozás módjáról
  • A záró riport közzétételének helye és ideje ismertetése

Második lépés:
Az eljárás aktív promotálása:

Saját médiacsatornákon keresztül, a helyi média eszközei által és egyéb kommunikációs csatornákon keresztül is.

Harmadik lépés:
Javaslatok begyűjtése.

Negyedik lépés:
Adatok elemzése.

Ötödik lépés:
A záró riport elkészítése és publikálása.

Hatodik lépés:
A lakossági javaslatok tényleges integrálása a döntésekbe (szabályozások, jogszabályok, folyamatok, tevékenységek, stb.)

    TIPPEK

  • Lehetőség szerint kerüljünk minden jogi vagy túlzottan technikai kifejezést, amikor ismertetjük a részvételi eljárás témáját,
  • Kerüljük a rövidítéseket vagy biztosítsunk hozzájuk magyarázatot
  • Ne csak általános kérdéseket használjunk, főleg ha kezdeményező jellegű vagy kreativitást igénylő a témakör
  • Automatikus válaszok beállítása hasznos lehet, melyek a javaslatok sikeres beérkezéséről tájékoztatják a résztvevőket. A válaszüzenetben érdemes elküldeni a záró riport várható dátumát és linket a weboldalhoz, ahol megtalálható lesz.
  • A visszajelzések leadásának regisztrációhoz való kötése azt eredményezheti, hogy sokan kihátrálnak a válaszadásból. Azonban a pozitív oldala az, hogy valóban elkötelezett résztvevők fognak jó eséllyel megnyilvánulni így, akik személyes adatokat is hajlandóak megosztani magukról véleményük elmondása érdekében.
  • A záró riportnak tartalmaznia kell a beérkezett javaslatok közül az elfogadottak listáját. Előzetes engedély szükséges a javaslattevő részéről, hogy a nevét a riportban közé lehessen tenni.
 

DOKUMENTÁLÁS ÉS AZ EREDMÉNYEK PUBLIKÁLÁSA

A záró riportnak a részvételi eljárásról szóló általános információk mellett tartalmaznia kell az adatok elemzésének eredményeit is. Ha több kisebb témát fogott össze a program, akkor mindről szükséges írni.

A záró riport formáját a részvételi eljárás típusához célszerű igazítani:

  • Ha egy kérdőív kitöltése volt a leglényegesebb elem a javaslattétel során, akkor számszerű eredmények prezentálása szükséges, melyeket grafikai megjelenítésekkel is hasznos támogatni a könnyebb vizualizáció érdekében.
  • Az elutasított javaslattételek esetében ismertetni kell az elutasítás okát.

Az eredmények közzététele nyilvános kell, hogy legyen. A legjobb módja az, ha azon a weboldalon közöljük őket, ahol zajlott a javaslatok begyűjtése is.

    TIPPEK

  • Ha az eredményeket megosztjuk a közösségi média felületein és saját szervezeti felületeken is, azzal megerősíthetjük, hogy valóban sikeres és produktív volt az eljárás és hatással less a jövőben meghozandó döntésekre érdemben. Sajtókonferencia szervezése az eredmények prezentálásra megfontolandó lehet a szervező részéről.
  • Ha az eljárás tárgya egy (jogi) szabályozás vagy stratégia megalkotása, akkor érdemes lehet publikálni arról egy kész verziót. Ennek megtekintése szolgálhat visszacsatolásként a résztvevők számára, hogy javaslataik be lettek építve valóban a döntési folyamatba és megérte csatlakozniuk a programhoz
 

KIVITELEZÉSI JAVASLATOK

Érdemes online megpróbálni bevonni a lakosság képviselőit a következő esetekben:

  • Döntéshozatali eljárások esetében (szabályozások, jogszabályok, cselekvési tervek, stb.) megalkotásakor, melyek a polgárok életére befolyással bírnak
  • Új létesítmények tervezésekor bizonyos célokra
  • Amikor már meglévő létesítmények, folyamatok, procedúrák, stb. felhasználásáról, megváltoztatásáról születik döntés
  • A kettős vagy még többszörös kompetenciával rendelkező és / vagy több hatósági egységet magában foglaló tevékenységek tervezésénél (például: oktatási és kulturális intézményeknél, turisztikai egységeknél és vállalkozói részlegeknél, stb.)
  • Bizonyos kérdése aktív szakaszában: minél különlegesebb és aktuálisabb az eljárás tárgya, annál több visszajelzés várható arányaiban.
  • Minél több potenciális résztvevő éri magát érintettnek a témakör kapcsán, annál magasabb lesz a várható részvételi arány.
 

FELHASZNÁLT IRODALOM ÉS FORRÁSOK

Berg, GVD, Pietersma, P, and Ambrosius, W: The 8 Steps to Strategic Success: Unleashing the power of engagement, Kogan Page, 2014

Betri Reykjavik, https://betrireykjavik.is/domain/1

CE Handbook, Government of Canada, Canadian Institute for Health Research, 2014, http://www.cihr-irsc.gc.ca/e/42207.html

Citizen Engagement, The World Bank, 2017, http://www.worldbank.org/en/about/what-we-do/brief/citizen-engagement

Crowdfunding.Gent, https://crowdfunding.gent/nl/

Dean, M, Engelbert J, Hirzalla, F, Hussey, S, Schokker, L, Walker-Love, A, Zoonen, LV, Zuijderwijk, L: Public Engagement with the Smart City, Bang the Table, 2017, http://www.bangthetable.com/public-engagement-smart-city/

Estellés-Arolas, E & González-Ladrón-de-Guevara, F: ‘Towards an integrated crowdsourcing definition’, Journal of Information Science, XX (X), pp. 1-14, 2012.

EUCrowd - European Citizens Crowdsourcing, http://www.inepa.si/eucrowd/

Gigler, S: 10 lessons on citizen engagement, World Economic Forum, 2016, https://www.weforum.org/agenda/2016/01/10-lessons-on-citizen-engagement/

Government Technology: 5 Ways to Improve Citizen Engagement Initiatives, 2013, http://www.govtech.com/e-government/5-Ways-to-Improve-Citizen-Engagement-Initiatives.html

IBRD & ENoLL: Citizen-Driven Innovation: A guidebook for city mayors and public administrators, International Bank for Reconstruction and Development / The World Bank and European Network of Living Labs, 2015.

Kurin, K: Inspiring Examples of Citizen Participation, WeThinq, 2015, https://www.wethinq.com/en/blog/2015/02/03/citizen-participation-examples.html

Leong, M: Online Citizen Engagement Trends to Watch in 2017, Tamarack Institute, 2017, http://www.tamarackcommunity.ca/latest/online-citizen-engagement-trends-to-watch-in-2017

McGinty, S: Top 5 crowdsourcing initiatives in government: better engagement with citizens, Idox group, 2016, https://blog.idoxgroup.com/2016/03/29/top-5-crowdsourcing-initiatives-in-government-better-engagement-with-citizens/

Noveck, BS: Smart Citizens, Smarter State, Harvard University Press, 2015.

OECD: Promise and Problems of E-Democracy: Challenges of Online Citizen Engagement, OECD Publications, 2003.

Participedia, https://participedia.net/en

Priručnik za provedbu savjetovanja s javnošću za jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave, Povjerenik za informiranje, Zagreb, 2016, http://www.pristupinfo.hr/wp-content/uploads/2014/03/Prirucnik-za-savjetovanja-e-izdanje.pdf

[Handbook for Implementation of Public Consultations for Local Authorities, by Commissioner for information]

Ransbeeck, WV: 5 Ways Crowdsourcing Serves Our Governments, CitizenLab, 2016, https://www.citizenlab.co/blog/civic-engagement/crowdsourcing-for-governments/

Riviere, P: How to Implement Successful Online Citizen Participation: 5 Tips We Heard from the Citizens Themselves, CitizenLab, 2017, https://www.citizenlab.co/blog/civic-engagement/implement-successful-online-citizen-participation-5-tips-heard-citizens/

Walker-Love, A: Citizen engagement in urban transformation: smart cities, smart citizens, but smart projects?, Bang The Table, 2016, http://www.bangthetable.com/citizen-engagement-in-urban-transformation/

 

 

 

SHOWCASE Nyilvános online részvételi lehetőség

ON-LINE PUBLIC ENGAGEMENT IN RIJEKA