Nadrzędna kategoria: Participatory methods

Crowdsourcing – partycypacyjne zarządzanie

OPIS

Crowdsourcing – internetowe zaangażowanie obywateli jest narzędziem e-demokracji, które umożliwia zaangażowanie w proces współtworzenia decyzji w różnym stopniu. Metoda ta stanowi w zasadzie otwarte zaproszenie dla każdego obywatela, który chce wziąć udział w poszczególnych sprawach, za pośrednictwem bezpłatnej platformy internetowej. Wyróżnia się 5 form crowdsourcingu (Noveck, Beth 2015), które służą władzom do dostosowania ich polityki do potrzeb i interesów obywateli: crowdsourcing opinii (1), pomysłów (2), funduszy (3), zadań (4) i danych (5).

Zaangażowanie obywateli on-line ma na celu poprawę procesu tworzenia polityki poprzez przygotowanie lepszych polityk, budowanie zaufania, zdobywanie akceptacji polityki i dzielenie się odpowiedzialnością za jej tworzenie (OECD 2003). Ponadto zaangażowanie społeczne zwiększa zaangażowanie marginalizowanych lub wrażliwych grup (Gigler, Soren 2016).

Czas realizacji zależy od złożoności systemu zaangażowania on-line, uwzględnionych zasobów ludzkich oraz potencjalnych ograniczeń (prawnych, technicznych, finansowych itp.). Wymaga to również znacznego poziomu kompetencji w zakresie technologii informacyjnych i komunikacyjnych, wiedzy prawnej i umiejętności komunikacyjnych.

Na całym świecie można znaleźć wiele doskonałych przykładów stosowania tych metod. Poniżej można naleźć 5 wybranych, inspirujących przykładów:

  • Liège, Belgia: #RéinventionsLiège
    Miasto Liège (Belgia) ze swoją platformą CitizenLab dotarło do 15% populacji miasta, zebrało 1 000 propozycji i 95 000 głosów.
  • Reykjavik, Islandia: Betri Reykjavik
    „Better Reykjavik” to platforma internetowa, która łączy w sobie demokrację deliberatywną i partycypacyjną oraz daje obywatelom przestrzeń, w której mogą proponować, debatować i głosować za decyzjami budżetowymi i innymi projektami wspólnotowymi.
  • Amsterdam, Holandia: Amsterdam Smart City
    Amsterdam Smart City współpracuje z firmami, rządami, instytucjami naukowymi i obywatelami w celu poprawy warunków życia w mieście, poprzez zachęcanie stron do zgłaszania i wdrażania innowacyjnych rozwiązań problemów miejskich.
  • Melbourne, Australia: FutureMelbourne
    Strona internetowa (uruchomiona w 2008 roku) zachęca obywateli do dzielenia się pomysłami i edycji treści projektu planu Future Melbourne.
  • Medellin, Kolumbia: MiMedellín
    Strona internetowa crowdsourcingu tej miejscowości, która zaprasza mieszkańców do dzielenia się rozwiązaniami urbanistycznymi.

W szerszym znaczeniu, crowdsourcing może być prowadzony na każdym etapie procesu: identyfikacji problemu, analiz, opracowywania i/lub doskonalenia rozwiązań, procesu wdrażania i oceny. Dwustronna współpraca między rządem a obywatelami ma jednak duże znaczenie na kolejnych etapach (OECD 2003):

  • Ustalanie programu: aktywne uczestnictwo umożliwia obywatelom określenie możliwych problemów
  • Analiza: gromadzenie dowodów i wiedzy obywateli, określanie wyzwań i możliwości związanych z programem.
  • Monitorowanie polityki: umożliwia obywatelom przedstawienie swoich poglądów na temat polityki w działaniu i sugerowanie zmian.

Podczas gdy nowsze źródła (CE Handbook, 2014) sugerują, że obywatele muszą być uwzględnieni w całym cyklu decyzyjnym (określenie problemu, zebranie informacji, ustalenie kryteriów podejmowania decyzji, opracowanie rozwiązań alternatywnych, ocena rozwiązań alternatywnych, podjęcie decyzji, wdrożenie decyzji, ocena decyzji), według pozostałych źródeł crowdsourcing należy wykorzystywać na etapach, na których nie trzeba jeszcze podejmować decyzji, wspierając wykorzystanie wkładu odpowiednich stron zainteresowanych, tj. gromadzenie informacji na potrzeby podejmowania decyzji strategicznych (Berg, GVD, Pietersma, P & Ambrosius, W 2014).

Istnieje wiele celów, do których można wykorzystać crowdsourcing – od systemów wewnętrznych i zamkniętych (takich jak firmy) po ogólnie dostępne kwestie na poziomie międzynarodowym. W przypadku zaangażowania obywateli w Internecie, crowdsourcing może być wykorzystywany do ustrukturyzowanego lub nieustrukturyzowanego zbierania opinii w różnych dziedzinach tematycznych, które zajmują się sprawami publicznymi (infrastruktura, energetyka, mobilność, poziom życia, przepisy, itp.).

 

DLA KOGO ?

Podczas gdy niektóre działania wymagają uczestnictwa ogółu społeczeństwa, niektóre z nich mogą dotyczyć tylko określonej grupy obywateli (np. mieszkańców dzielnicy miasta lub właścicieli zwierząt domowych). Organizator (organizatorzy), jak również moderator muszą dotrzeć do tych konkretnych grup lub zapewnić, że duża część obywateli będzie informowana o trwającym procesie zaangażowania. Informacje mogą być przekazywane za pośrednictwem oficjalnych kanałów komunikacji, w tym portali społecznościowych i mediów lokalnych.

  • Utwórz listę kontaktów dla konkretnego celu, zawierającą wszystkie istotne osoby lub podmioty, do których chcesz dotrzeć. Może to być lista mailingowa lub lista kontaktów bezpośrednich innego typu (komunikatory, skype, przesyłki direct mail).
  • Jeśli zaangażowanie obejmuje tylko określone części miasta, informacje mogłyby być rozpowszechniane za pośrednictwem lokalnych zarządów.
  • Wykorzystaj wsparcie lokalnych organizacji pozarządowych i stowarzyszeń w celu promowania zaangażowania i zapraszania obywateli do uczestnictwa.
  • Styl komunikacji oraz ilość/zakres dostarczanych informacji w danym temacie zaangażowania zależą od charakterystyki grupy docelowej.
 

ZASOBY

Personel:

  • Ekspert ds. PR
  • Ekspert ds. IT
  • Ekspert w danej dziedzinie – w zależności od tematu zaangażowania

Technologia i środowisko:

  • Strona internetowa: oficjalna strona internetowa, specjalistyczna strona internetowa, aplikacja
  • Narzędzie ankietowe (jeśli dodano kwestionariusz)
  • Narzędzia do analizy danych (w zależności od rodzaju danych wejściowych)

Fundusze:

  • Gdy przestrzeń internetowa i logistyka są już ustalone, nie są potrzebne żadne dodatkowe środki na realizację działań angażujących.
 

PRZYGOTOWANIE PROCESU

  • Dla każdego konkretnego zagadnienia należy zapewnić osobną sesję dotyczącą zaangażowania (sesja poświęcona zbieraniu celów/pomysłów)
  • Należy jasno określić czas trwania sesji
  • Obywatele muszą być informowani o tym, w jaki sposób ich wkład wpłynie na daną kwestię
  • Muszą oni otrzymać informacje o tym, kto, kiedy i gdzie poinformuje ich o wynikach sesji zaangażowania
  • Sesja musi zawierać informacje o władzach publicznych, które ją organizują.
  • Należy przedstawić jasne i proste wyjaśnienie tego, w jaki sposób zaangażowanie może wpłynąć na ich codzienne życie.
  • Najlepszym rozwiązaniem jest przekazywanie informacji zwrotnych obywatelom w tym samym miejscu, w którym wnieśli swój wkład (tj. na platformie internetowej)
  • Motywacja jest kluczowym czynnikiem: temat dyskusji musi być przedstawiony w taki sposób, aby obywatel mógł zrozumieć i pojąć możliwy wpływ na własne życie oraz na środowisko

MODERATOR

Jednostka władzy publicznej (wydział, biuro), która zajmuje się głównie public relations i media relations oraz jest uważana za dobrego moderatora w działaniach na rzecz uczestnictwa obywateli. Można wyróżnić kilka powodów takiego działania:

  • Eksperci w dziedzinie public relations (PR) posiadają umiejętności w zakresie upraszczania "historii" i czynienia ich zrozumiałymi dla obywateli. Wiele projektów rozporządzeń i aktów prawnych jest napisanych prawnym i administracyjnym językiem, którego zwykli ludzie nie są w stanie zrozumieć.
  • Eksperci ds. PR są bardzo dobrze zaznajomieni z tematem opinii społeczeństwa oraz klimatem społecznym. Posiadają oni również umiejętności oszacowania znaczenia tematu zaangażowania w życie obywateli.
  • Zazwyczaj dział PR zajmuje się również zarządzaniem kanałami sieci społecznościowych i może łatwo rozpowszechniać informacje na temat sesji zaangażowania za pomocą tych kanałów.
  • Dział PR współpracuje z lokalnymi mediami i może przekazywać wiadomości za pośrednictwem pozarządowych kanałów medialnych.
  • Aby zapewnić jednolitą i spójną procedurę oraz język uczestnictwa w każdej sprawie publicznej, należy skorzystać z pomocy tego samego moderatora. Ułatwi to proces zaangażowania i zmniejszy odsetek osób tracących zainteresowanie.
  • Współpraca pomiędzy moderatorem a organizatorem jest kluczowa: organizator musi na czas dostarczyć moderatorowi wszystkie istotne informacje oraz jednoznaczne instrukcje dotyczące tego, co ma być osiągnięte. Moderator przygotowuje interfejs w oparciu o dane wejściowe organizatora. Słaba współpraca może skutkować słabymi wynikami

CEL:

Metoda zaangażowania on-line ma tendencję do włączania jak największej liczby obywateli, szczególnie tych, którzy są ściśle związani z kwestią zaangażowania i na których następujące decyzje mogą mieć duży wpływ. Celem zaangażowania jest uwzględnienie zebranych opinii w przepisach, politykach lub planowanych działaniach. Aby zmaksymalizować udział zainteresowanych stron, moderator musi jasno określić temat sesji zaangażowania, wyjaśniając, dlaczego ma ona znaczenie, oraz co można zmienić poprzez zaangażowanie obywateli.

  • W celu podkreślenia tematu zaangażowania, nadaj mu bardziej osobisty charakter poprzez wyjaśnienie, w jaki sposób wpłynie na różne aspekty życia obywateli (np. budżet rodzinny, oszczędność czasu, bezpieczeństwo dzieci itp.).
  • Odzwierciedlenie wkładu obywateli musi być wyraźnie widoczne w ostatecznych decyzjach i przedstawione publicznie w sprawozdaniu końcowym. Jest to obiektywne i przejrzyste potwierdzenie, że zaangażowanie było owocne.

HARMONOGRAM I LOGISTYKA

Przewidywany czas przygotowania sesji zaangażowania wynosi 2 tygodnie po otrzymaniu przez moderatora wszystkich niezbędnych dokumentów od organizatora. Logistyka obejmuje następujące zagadnienia:

  • Konfiguracja przestrzeni internetowej
  • Stworzenie e-formularza
  • Jaki adres e-mail i adres pocztowy należy podać jako kontakt oficjalny
  • Kto będzie osobą kontaktową
  • Kto będzie odpowiedzialny za gromadzenie danych
  • Kto będzie analizował zebrane dane
  • Kto odpowiada za sprawozdanie końcowe

Po rozpoczęciu zaangażowania, obywatel musi mieć odpowiednią ilość czasu na reakcję. Nie ma konkretnych zaleceń dotyczących tego, jak długo powinna trwać jedna sesja zaangażowania, jednak zazwyczaj trwa ona od 2 do 4 tygodni.

    WSKAZÓWKI

  • E-formularz: prosząc obywateli o udział w konkretnej sprawie, upewnij się, że otrzymujesz kompletną informację zwrotną, udzielając odpowiedzi na poszczególne obowiązkowe pytania, jednak zapewnij również pole na własne komentarze. Być może uczestnicy poruszą kwestie, które nie zostały wyszczególnione w polach obowiązkowych, co może prowadzić do uzyskania polityki o lepszej jakości.
  • Jeśli temat zaangażowania na to pozwala, użyj kwestionariusza, aby uzyskać uporządkowane informacje. Ułatwi to analizę zebranych danych. Ankiety muszą być profesjonalnie zaprojektowane i przeprowadzane w taki sposób, aby uniknąć stronniczości i uzyskać prawidłowe dane.
  • Analizy powinny być zawsze przeprowadzane przez jednostkę organizatora. Właściwa instytucja, dział lub biuro zna tematykę zaangażowania i ma możliwość wyboru i oceny zebranych danych.
  • Jeżeli sesja zaangażowania trwa dłużej niż 30 dni, informacja zwrotna może być rozproszona. Ponadto, jeśli okres ten jest zbyt krótki (mniej niż 2 tygodnie), uczestnicy nie będą mieli wystarczająco dużo czasu na reakcję.

DOKUMENTACJA UZUPEŁNIAJĄCA

W ramach sesji zaangażowania należy załączyć wszystkie związane z tym dokumenty: ustawy i rozporządzenia, plany działania, strategie, mapy, schematy itp. Przydatne jest zamieszczenie w części wprowadzającej linków do odpowiednich stron internetowych, na których uczestnicy będą mogli uzyskać bardziej szczegółowe informacje na dany temat. Źródła muszą być autentyczne i wiarygodne.

W miarę możliwości należy używać infografik, klipów wideo i prezentacji multimedialnych. Informacja taka staje się łatwiejsza do zrozumienia, a zapoznanie się z tematem zaangażowania wymaga mniej czasu.

ZAPROSZENIE UCZESTNIKÓW

W zależności od określonej grupy docelowej (określonych grup docelowych), uczestnicy mogą być zapraszani lub informowani o działaniach angażujących za pośrednictwem poczty elektronicznej, mediów, mediów społecznościowych, reklamy lub konferencji prasowej. Moderator może skorzystać z dowolnego dostępnego kanału komunikacji w celu dotarcia do zainteresowanych stron, w tym z narzędzi do rozpowszechniania off-line (np. plakaty lub ulotki w miejscach publicznych lub w budynkach publicznych - biblioteki, urzędy miejskie, hale sportowe, szkoły, wydziały itp.)

   WSKAZÓWKI

  • Aby zapewnić zrównoważoną i skuteczną komunikację z różnymi odbiorcami, należy upewnić się, że wiadomości są udostępniane przez jedno centrum (np. przez dział PR).
  • Zachęć obywateli do uczestnictwa poprzez stosowanie formularza w formie pytań (np. Jaka jest twoja opinia na temat X? Co jest główną zaletą X? Co jeszcze można zrobić, aby ulepszyć X? Czy jesteś zadowolony z X?)
  • Wyraźnie określ wpływ zaangażowania: obywatele muszą być przekonani, że ich opinia ma znaczenie i będzie stanowić część przyszłych decyzji.
 

WDROŻENIE PROCESU

Krok 1:
Publiczne ogłoszenie o czynnościach angażujących, w tym:

  • Opis tematu zaangażowania w zrozumiałym stylu językowym
  • Dokumentacja pomocnicza oraz bardziej szczegółowe objaśnienia omawianego tematu
  • Data rozpoczęcia i zakończenia
  • Nazwa organizatora i dane kontaktowe
  • Formularz uczestnictwa i wskazówki dotyczące sposobu uczestnictwa
  • Informacje o terminie i miejscu publikacji sprawozdania końcowego

Krok 2:
Aktywna promocja czynności angażujących:

Kanały medialne instytucji (własne), lokalne media i inne narzędzia komunikacji.

Krok 3:
Zbieranie propozycji obywateli.

Krok 4:
Analiza danych.

Krok 5:
Opracowanie i publikacja raportu końcowego.

Krok 6:
Włączenie propozycji obywateli do ostatecznych decyzji (rozporządzeń, aktów prawnych, działań, procesów, manifestacji itp.)

    WSKAZÓWKI

  • Unikaj terminów prawnych, administracyjnych lub technicznych przy wyjaśnianiu tematu zaangażowania
  • Unikaj skrótów lub zapewniaj wyjaśnienia dotyczące ich znaczenia
  • Używaj konkretnych pytań, aby ulepszyć informację zwrotną, zwłaszcza gdy wymagane są inicjatywy i kreatywne pomysły
  • Zastosuj autoresponder, aby poinformować uczestnika, że jego wniosek został pomyślnie złożony. W odpowiedzi podaj datę i stronę internetową, na której zostanie opublikowane sprawozdanie końcowe.
  • Można zastosować obowiązkową rejestrację uczestników. Może to zwiększyć odsetek osób tracących zainteresowanie, ale może również zaowocować cennymi statystykami dotyczącymi cech osobistych zaangażowanych obywateli.
  • Sprawozdanie końcowe musi zawierać listę zaakceptowanych propozycji. Obywatel musi wyrazić zgodę na uwzględnienie swojego nazwiska w raporcie.
  • Niezaakceptowane opinie również stanowią część raportu końcowego i wymagają odpowiedniej argumentacji.
 

DOKUMENTOWANIE I UDOSTĘPNIANIE WYNIKÓW

Oprócz ogólnych informacji na temat sesji zaangażowania, raport końcowy zawiera wyniki analizy danych. Jeśli zaangażowanie obejmowało więcej podtematów, dla każdego z nich należy zapewnić podsumowanie wyników.

Forma raportu końcowego powinna być dostosowana do formy sesji zaangażowania:

  • Jeśli kwestionariusz stanowił główną część zaangażowania, wówczas raport musi zawierać liczbowy i graficzny przegląd wyników wraz z jego objaśnieniem i wnioskami.
  • W przypadku odrzucenia propozycji i komentarzy należy poinformować uczestnika o przyczynie odrzucenia.

Wyniki należy podać do wiadomości publicznej. Najlepszym sposobem jest umieszczenie ich na tej samej stronie internetowej, na której odbywała się sesja zaangażowania.

    WSKAZÓWKI

  • Udostępnienie wyników na kanałach komunikacji instytucji, w tym w mediach społecznościowych, jest dowodem na to, że zaangażowanie było produktywne, przydatne i będzie miało wpływ na przyszłe decyzje. W celu poprawy rozpowszechniania wyników organizator może zorganizować konferencję prasową.
  • Jeśli działania angażujące dotyczą rozporządzenia, aktu, strategii lub podobnego dokumentu, zaleca się opublikowanie dokumentu końcowego. Dzięki temu uczestnicy mogą upewnić się, że ich propozycje zostały uwzględnione w ostatecznych decyzjach i że ich zaangażowanie zostało docenione
 

WSKAZÓWKI DOTYCZĄCE WDRAŻANIA

Zawsze korzystaj z zaangażowania obywateli on-line:

  • W procesie podejmowania decyzji (rozporządzenia, akty, plany działania itp.), które mają bezpośredni wpływ na życie obywateli
  • Przy planowaniu nowych obiektów dla nowych celów
  • Podczas ulepszania istniejących obiektów, manifestacji, procesów lub procedur
  • Przy planowaniu działań posiadających podwójne lub wielokrotne kompetencje i/lub angażujących więcej niż jedną jednostkę władzy publicznej (na przykład: instytucje edukacyjne i kulturalne; izba turystyki i wydział przedsiębiorczości itp.)
  • Na etapie operacyjnym dla poszczególnych zagadnień: im bardziej szczegółowy jest temat uczestnictwa, tym więcej uzyskuje się informacji zwrotnych.
  • Im więcej obywateli temat zaangażowania będzie dotyczył, tym wyższy będzie wskaźnik zainteresowania.
 

LITERATURA I ŹRÓDŁA

Berg, GVD, Pietersma, P, and Ambrosius, W: The 8 Steps to Strategic Success: Unleashing the power of engagement, Kogan Page, 2014

Betri Reykjavik, https://betrireykjavik.is/domain/1

CE Handbook, Government of Canada, Canadian Institute for Health Research, 2014, http://www.cihr-irsc.gc.ca/e/42207.html

Citizen Engagement, The World Bank, 2017, http://www.worldbank.org/en/about/what-we-do/brief/citizen-engagement

Crowdfunding.Gent, https://crowdfunding.gent/nl/

Dean, M, Engelbert J, Hirzalla, F, Hussey, S, Schokker, L, Walker-Love, A, Zoonen, LV, Zuijderwijk, L: Public Engagement with the Smart City, Bang the Table, 2017, http://www.bangthetable.com/public-engagement-smart-city/

Estellés-Arolas, E & González-Ladrón-de-Guevara, F: ‘Towards an integrated crowdsourcing definition’, Journal of Information Science, XX (X), pp. 1-14, 2012.

EUCrowd - European Citizens Crowdsourcing, http://www.inepa.si/eucrowd/

Gigler, S: 10 lessons on citizen engagement, World Economic Forum, 2016, https://www.weforum.org/agenda/2016/01/10-lessons-on-citizen-engagement/

Government Technology: 5 Ways to Improve Citizen Engagement Initiatives, 2013, http://www.govtech.com/e-government/5-Ways-to-Improve-Citizen-Engagement-Initiatives.html

IBRD & ENoLL: Citizen-Driven Innovation: A guidebook for city mayors and public administrators, International Bank for Reconstruction and Development / The World Bank and European Network of Living Labs, 2015.

Kurin, K: Inspiring Examples of Citizen Participation, WeThinq, 2015, https://www.wethinq.com/en/blog/2015/02/03/citizen-participation-examples.html

Leong, M: Online Citizen Engagement Trends to Watch in 2017, Tamarack Institute, 2017, http://www.tamarackcommunity.ca/latest/online-citizen-engagement-trends-to-watch-in-2017

McGinty, S: Top 5 crowdsourcing initiatives in government: better engagement with citizens, Idox group, 2016, https://blog.idoxgroup.com/2016/03/29/top-5-crowdsourcing-initiatives-in-government-better-engagement-with-citizens/

Noveck, BS: Smart Citizens, Smarter State, Harvard University Press, 2015.

OECD: Promise and Problems of E-Democracy: Challenges of Online Citizen Engagement, OECD Publications, 2003.

Participedia, https://participedia.net/en

Priručnik za provedbu savjetovanja s javnošću za jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave, Povjerenik za informiranje, Zagreb, 2016, http://www.pristupinfo.hr/wp-content/uploads/2014/03/Prirucnik-za-savjetovanja-e-izdanje.pdf

[Handbook for Implementation of Public Consultations for Local Authorities, by Commissioner for information]

Ransbeeck, WV: 5 Ways Crowdsourcing Serves Our Governments, CitizenLab, 2016, https://www.citizenlab.co/blog/civic-engagement/crowdsourcing-for-governments/

Riviere, P: How to Implement Successful Online Citizen Participation: 5 Tips We Heard from the Citizens Themselves, CitizenLab, 2017, https://www.citizenlab.co/blog/civic-engagement/implement-successful-online-citizen-participation-5-tips-heard-citizens/

Walker-Love, A: Citizen engagement in urban transformation: smart cities, smart citizens, but smart projects?, Bang The Table, 2016, http://www.bangthetable.com/citizen-engagement-in-urban-transformation/

 

 

 

PRZYKŁAD WDROŻENIA: Publiczne zaangażowanie online

PUBLICZNE ZAANGAŻOWANIE ONLINE W RIJEKA