Svetovna kavarna se lahko uporablja v skoraj vseh fazah postopka, tako za javne zadeve kot za razvoj zasebnih storitev. Dobro deluje pri združevanju različnih pogledov na neko temo, za oblikovanje akcijskega načrta v kratkem času, za skupen razvoj strategij, za pridobitev povratnih informacij o že pripravljenih predlogih in, kjer je to primerno, za razvoj predlogov za izboljšave ter v okviru ocenjevanja projektov ali zbiranja vmesnih rezultatov. Svetovne kavarne potekajo v multinacionalnih podjetjih, političnih organizacijah, občinah, mestih, združenjih itd. Metoda je še posebej učinkovita pri heterogenih, mešanih skupinah udeležencev, ki jih zadeva skupna tema.

Upoštevajte, da bi lahko prišlo do konfliktov, če povabite udeležence iz konkurenčnih organizacij ali nasprotnike in zagovornike teme.

Lokacija mora biti dovolj velika, da sprejme načrtovano število udeležencev v atmosferi kavarne (majhne mize, 4–5 stolov/mizo, notranje rastline ...). Potrebujete tudi gradiva za izvedbo (npr. pisalni prti, papir za tablo z listi / papirni vložki, markerji v različnih barvah, risalni žebljički, bele table / stojala za table, zvonec, samolepilni lističi ...).

PODPORNA DOKUMENTACIJA

Udeleženci v sobi sedijo porazdeljeni po mizah s štirimi do osmimi osebami. Mize so prekrite z belimi pisalnimi namiznimi prti (in/ali papirnatimi karticami) in opremljene s svinčniki ali označevalci (markerji). Vsaka miza pokriva določeno temo ali vprašanje. Pred vsakim pogovornim krogom se postavi vprašanje, ki je pripravljeno za posebni kontekst in želeni namen svetovne kavarne. Ista vprašanja se lahko uporabijo za več krogov, ali pa se lahko dograjujejo, da se pogovor osredotoči ali usmeri. Druga možnost je ena globalna tema s podtemami, ki so razporejene na različne mize. Med pogovornim krogom je treba to temo ali vprašanje v vsaki skupini obravnavati od 15 do 30 minut.

Postopek se začne s prvim od treh ali več pogovornih krogov za majhno skupino, ki sedi okrog mize. Na koncu vsakega pogovornega kroga se vsak član skupine preseli k drugi – novi mizi. Samo gostitelji miz ostanejo pri isti mizi ves čas. Pozdravljajo nove goste, na kratko povzamejo prejšnji pogovor in motivirajo nadaljnji diskurz.

V nekaterih različicah se lahko uporablja »govorilna palica«, ki zagotavlja, da imajo vsi udeleženci možnost govoriti. Poleg govorjenja in poslušanja so posamezniki spodbujeni k pisanju ali risanju na papirnati prt ali papirnate kartice, tako da lahko ljudje, ko zamenjajo mize, vidijo, kaj so prejšnji člani izrazili z lastnimi besedami in slikami. Udeleženci imajo več pogovornih krogov glede na vnaprej definirana vprašanja, pri čemer lahko vzamejo ideje iz ene skupine in jih dodajajo, razvijajo vpoglede skozi več pogovorov z različnim številom ljudi in razširjajo kolektivno znanje skupine. Na tak način se rezultati vizualno odražajo na različne načine.

Glede na načrtovano število pogovornih krogov lahko moderator po več pogovornih krogih začne en pogovor za celotno skupino udeležencev, pri katerem se razpravlja o vmesnem rezultatu svetovne kavarne.

Svetovna kavarna se zaključi s fazo refleksije. Po končanem vnaprej določenem številu pogovornih krogov gostitelji miz dobijo 10 minut, da grobo povzamejo ugotovitve svojih miz. Po tem moderator vpraša udeležence, če želijo karkoli razjasniti ali spremeniti. Nato moderator pojasni udeležencem, kaj se bo zgodilo z rezultati svetovne kavarne, npr. združevanje idej in vpogledov ter poglobljena analiza v zvezi z razvojem rešitev. Moderator vpraša udeležence, če koga zanimajo rezultati analize in njihova nadaljnja uporaba, ter zbere e-poštne naslove zainteresiranih udeležencev. Potem se moderator zahvali udeležencem za njihovo sodelovanje in uradno zapre svetovno kavarno. V nadaljevanju je udeležencem na voljo samopostrežni bife (odvisno od razpoložljivega denarja), kjer lahko še naprej razpravljajo o svojih vpogledih.

Skupinske pogovore lahko zajame tudi grafični zapisovalec, ki nariše zamisli na papirnata stojala ali naredi stenske poslikave v obliki besedila in grafik, ki ponazorijo vzorce pogovora. Prav tako je mogoče za vsako mizo postaviti osebo, ki zapisuje zgodovino razprav in rezultate v dokument.

Juanita Brown und David Isaacs: The World Café. Shaping Our Futures Through Conversations That Matter, McGraw-Hill Professional, 1995.

Merianne Liteman; Sheila Campbell; Jeffrey Liteman (14 July 2006). Retreats That Work: Everything You Need to Know About Planning and Leading Great Offsites. John Wiley & Sons.