World-Café to metoda warsztatowa, odpowiednia dla grup liczących od 12 do 2 000 uczestników. Jest to zorganizowany proces konwersacji mający na celu ułatwienie otwartej dyskusji w kameralnych warunkach. Łączy pomysły zebrane w większej grupie w celu uzyskania dostępu do „zbiorowej inteligencji” uczestników i zrozumienia wielu punktów widzenia oraz uczenia się na tej podstawie. Koncentruje się raczej na badaniu/wprowadzaniu innowacji w zakresie danych zagadnień niż na rozwiązywaniu problemów. Forma jest zasadniczo zaprojektowana jako forum kreatywnego/otwartego myślenia i nie jest odpowiednia dla scenariuszy, w których istnieje wcześniej ustalona odpowiedź/rozwiązanie. Środowisko World Café powinno być zachęcające – jak atmosfera panująca w każdej kawiarni (małe okrągłe stoły pokryte obrusem do pisania, papier pakowy lub karty papierowe w różnych kształtach, kolorowe długopisy...). Czas trwania wynosi od ok. 45 minut do 3 godzin.

Po określeniu celu metody World Café należy określić grupę docelową, której przedstawicieli należy zaprosić na dane wydarzenie. W tym kontekście należy również określić maksymalną liczbę uczestników. W przypadku korzystania z podejścia otwartych innowacji, grupa uczestników powinna być tak różnorodna, jak to tylko możliwe, jednak wszyscy uczestnicy powinni być związani z tematem World Café.

Należy powołać zespół odpowiedzialny za organizację i realizację World Café. Liczba członków zespołu zależy od liczby działów/organizacji, na które dany temat ma wpływ. Finansowanie może być zapewnione przez samą organizację inicjującą lub poprzez złożenie wniosku o finansowanie publiczne. Koszty mogą się różnić w zależności od lokalizacji, wyżywienia i zaangażowania zewnętrznego dostawcy usług w zakresie organizacji/moderacji imprezy.

Proces World Café składa się z trzech etapów: Działania wstępne, wdrożenie i zakończenie. Działania wstępne obejmują takie kwestie jak utworzenie zespołu ds. planowania, określenie grupy docelowej, przygotowanie harmonogramu, lokalizacja, moderacja, poczęstunek, materiały, zaproszenia, komunikacja i wykorzystanie wyników. Wdrożenie stanowi faktyczną realizację wydarzenia, a podsumowanie obejmuje analizę i dalsze wykorzystanie wyników. Organizatorem powinna być organizacja, która zainicjowała World Café. Nadaje to wydarzeniu bardziej oficjalny charakter i przyczynia się do dobrego odbioru przekładającego się na liczbę uczestników. Na przykład, jeśli World Café zajmuje się tematyką miejską, organizatorem powinno być miasto. Jeśli w centrum uwagi znajduje się tematyka badawcza, organizatorem powinien być ośrodek badawczy z odpowiedniej dziedziny. W przypadku rozwoju/udoskonalenia produktu lub usługi, organizatorem powinna być powiązana firma (im większa i / lub lepiej znana, tym lepsza reakcja).

MODERATOR

Moderatorem powinien być dział lub organizacja posiadająca wiedzę i doświadczenie w organizowaniu i moderowaniu warsztatów, zajmowaniu się różnymi grupami docelowymi oraz analizowaniu/interpretowaniu wyników World Café. Odpowiednimi uczestnikami takich wydarzeń są badacze nauk społecznych. Moderacja wydarzenia ma kluczowe znaczenie. W wielu przypadkach World Café korzysta się z usług profesjonalnego moderatora (jako gospodarza kawiarni) w zakresie ogólnej moderacji wydarzenia.

CEL

Zwróć wcześniej uwagę na powód zorganizowania World Café. Na tej podstawie możesz zdecydować, jakich uczestników zaprosić oraz jakie parametry są ważne dla osiągnięcia pożądanego rezultatu wydarzenia. Bardzo ważne jest znalezienie i określenie zakresu tematów lub pytań, które mają znaczenie dla zaproszonych uczestników. World Café może skupić się na badaniu tylko jednego tematu/pytania lub opracowywaniu kilku tematów/pytań. Rozmowy w World Café dotyczą zarówno odkrywania, jak i zgłębiania ważnych tematów/pytań. W przypadku złożonych tematów, można je podzielić na podtematy. Do każdego podtematu przypisuje się jeden stół dyskusyjny danego wydarzenia. Należy również zdefiniować wyniki, jakich oczekujesz po wydarzeniu. Ma to wpływ na określenie pytań przewodnich dla uczestników.

HARMONOGRAM I LOGISTYKA

Zdefiniuj harmonogram całego procesu, począwszy od daty wysłania zaproszenia do potencjalnych uczestników (powinno się to odbyć 4-6 tygodni przed wydarzeniem). Należy również określić ramy czasowe wydarzenia (zazwyczaj 2-4 godziny, w zależności od dnia tygodnia i grupy docelowej). Po określeniu celu, który należy osiągnąć i ustaleniu czasu trwania, możesz zdecydować o odpowiedniej liczbie i długości etapów dyskursu. Jeśli chodzi o konkretną datę wydarzenia, można podjąć decyzję zespołową lub skonsultować się z grupą docelową (np. poprzez Doodle), jeśli liczba potencjalnych uczestników na to pozwala. Należy pamiętać o wakacjach szkolnych, świętach i okresach specjalnych (sezon adwentowy, karnawał...). Należy również zaplanować poczęstunek, zapewnić niezbędne materiały i lokalizację.

Moderator otwiera World Café ciepłym powitaniem i wprowadzeniem do procesu World Café, ustalając kontekst, dzieląc się zasadami etykiety World Café i rozluźniając uczestników.

Przykładowe zasady etykiety World Café, które moderator musi przekazać uczestnikom:

• Skup się na tym, co ważne.
• Wnieś swój wkład w postaci swoich przemyśleń.
• Mów, co myślisz i czujesz.
• Słuchaj, aby zrozumieć.
• Łącz ze sobą pomysły.
• Wspólnie nasłuchuj nowych refleksji i głębszych pytań.
• Baw się, bazgraj, rysuj - zachęcamy do pisania na obrusie

Moderator prosi o zgłoszenie się ochotników spośród uczestników, którzy będą pełnić rolę gospodarza stołu i wyjaśnia ich zadania (inna możliwość: zespół organizacyjny zapewnia gospodarzy stołu). Gospodarze stołu mają szczególne znaczenie dla World Café. Muszą zapewnić, że powstaje otwarta, przejrzysta i przyjazna atmosfera. Gospodarze stołu pełnią swoją funkcję podczas wszystkich etapów dyskursu przy danym stole i żegnają gości, gdy zmieniają oni stół, witają nowych gości i podsumowują główne idee i kluczowe wnioski z poprzedniego etapu. Podczas rozmowy toczącej się przy ich stole zapewniają, że wszyscy mają możliwość uczestniczenia oraz że na obrusach zostaną zapisane i narysowane ważne myśli, pomysły oraz ich połączenia. Na koniec procesu muszą ogólnie podsumować kluczowe wnioski zaproponowane przez swój stół.

Następnie moderator wstępnie dzieli (losowo) uczestników na kilka grup według liczby stołów i przyporządkowuje każdą grupę do jednego stołu. Moderator przedstawia pytania lub tematy etapów dyskursu i zapewnia, że są one widoczne dla każdego na flipcharcie lub na kartach przy każdym stole. Moderator porusza się pomiędzy stołami i zachęca wszystkich do uczestnictwa, a podczas dyskursu upewnia się, że kluczowe spostrzeżenia są rejestrowane wizualnie lub są gromadzone i w miarę możliwości publikowane. Moderator pilnuje czasu poszczególnych etapów dyskursu i sygnalizuje uczestnikom konieczność zmiany stołu lub przerw na kawę. Uczestnikom należy zapewnić gorące i zimne napoje oraz słodkie przekąski lub coś podobnego przez cały czas trwania wydarzenia.

Dokumentowanie odbywa się poprzez wykonanie zdjęć wszystkich rysunków i zapisków na obrusach do pisania oraz informacji umieszczonych na flipchartach. Uczestnicy mogą umieszczać na czarnej tablicy, ścianie itp., przy każdym stole duże kartki samoprzylepne z pojedynczym spostrzeżeniem na każdej. Gospodarze stołów mogą grupować spostrzeżenia z kartek samoprzylepnych swoich stołów w „grupy podobieństwa”, tak aby powiązane pomysły były widoczne i dostępne na potrzeby planowania kolejnych kroków.

Poniżej znajdują się linki do stron internetowych zawierających literaturę, wskazówki i podręczniki dotyczące opisanej metody.

• http://www.theworldcafe.com
• http://www.theworldcafe.com/principles.html
• http://www.theworldcafe.com/ibank.html
• http://www.theworldcafe.com/tools.html
• http://www.theworldcafe.com/publications.html
• http://www.theworldcafe.com/pdfs/cafetogo.pdf
• http://www.theworldcafe.com/articles/askingbig.pdf